Les présentes conditions générales d’utilisation (ci-après les « CGU ») ont pour objet d’encadrer l’utilisation des solutions logicielles (les « Solutions ») de la gamme KOMI Doc/KOMI Cloud. Les CGU sont applicables et régissent toute commande relative à une Solution KOMI Doc/KOMI Cloud conclue avec le Client (ci-après la « Commande »), à l’exclusion de tout autre document, notamment les conditions générales d’achat du Client. La Commande comprend notamment les informations suivantes : Solution commandée, durée de la licence, conditions financières.
Les CGU entrent en vigueur au moment de leur acceptation par le Client. Elles sont conclues pour la durée prévue à la Commande, sauf résiliation anticipée dans les conditions de l’article 13.
KOMI Doc/KOMI Cloud est une gamme complète de gestion documentaire comprenant différentes Solutions, à savoir :
- KOMI Doc/KOMI Cloud : Portail de gestion documentaire, incluant des modules optionnels.
- KOMI Doc/KOMI Cloud Mobile : Application mobile du portail KOMI Doc/KOMI Cloud.
- KOMI Sync : Solution de synchronisation et de classement dans KOMI Doc/KOMI Cloud des documents stockés sur un ordinateur doté d’un système d’exploitation Microsoft Windows.
- KOMI Scan : Solution compatible avec les gammes d’imprimante multifonction Konica Minolta ou Develop permettant de renseigner des métadonnées aux fins de classement dans KOMI Doc/KOMI Cloud ou dans un dossier Windows.
- KOMI Doc Office Manager : Solution de classement de documents conçus avec la suite Microsoft Office dans KOMI Doc/KOMI Cloud.
- KOMI eMail Capture : Solution permettant le classement automatique des e-mails dans KOMI Doc/KOMI Cloud ou un dossier Windows.
- OPEN BEE ERP Manager : Solution de classement dans KOMI Doc/KOMI Cloud de documents structurés issus de progiciels.
- OPEN BEE Scan Capture : Solution de reconnaissance automatique de données et de classement dans KOMI Doc/KOMI Cloud.
Lorsque la Solution commandée est installée sur un équipement du Client (tel qu’un ordinateur, serveur ou une imprimante multifonction), son utilisation fait l’objet d’une « Licence Site » décrite ci-après en Article 4.
Lorsque la Solution commandée est accessible en mode SaaS (Software as a Service) via une liaison internet, son utilisation fait l’objet d’une « Licence SaaS » décrite ci-après en Article 5.
OPEN BEE concède au Client, à titre non exclusif, une licence lui permettant d’utiliser la Solution installée sur l’équipement informatique et pour la durée désignés à la Commande. Le Client s’interdit :
a) d’effectuer une copie de la Solution, hors la copie de sauvegarde prévue par les dispositions d’ordre public de l’article L122-6-2 II du Code de la Propriété Intellectuelle.
b) de sous-licencier la Solution ou de transférer la licence à un tiers.
c) de décompiler, désassembler la Solution, de pratiquer l’ingénierie inverse ou de tenter de découvrir ou reconstituer le code source, sauf dans la limite du droit accordé par l'article L.122-6-1 IV du Code de la propriété intellectuelle. Au cas où le Client souhaiterait obtenir les informations permettant de mettre en œuvre l’interopérabilité du Logiciel avec un autre logiciel développé ou acquis de manière indépendante par le Client, et ce pour un emploi conforme à la destination du Logiciel, le Client s’engage, avant de faire appel à un tiers, à consulter préalablement OPEN BEE qui pourra lui fournir les informations nécessaires à la mise en œuvre de cette interopérabilité.
d) de traduire, adapter, arranger, modifier la Solution de quelque manière que ce soit, de l’intégrer ou de l’associer avec d’autres logiciels ou de créer des œuvres composites ou dérivées avec l’aide de tout ou partie de la Solution.
e) de procéder seul, ou avec l’aide d’un tiers, à la correction des éventuelles erreurs de la Solution, OPEN BEE se réservant l’exclusivité de la maintenance le la Solution.
OPEN BEE concède au Client à titre non exclusif une licence en mode SaaS la Solution, pendant la durée décrite à la Commande. La Solution est accessible via internet à l’aide d’authentifiants confidentiels attribués à chaque utilisateur autorisé (ci-après « Utilisateur Autorisé ») sous la responsabilité exclusive du Client.
Toutes les Solutions de la gamme KOMI Doc/KOMI Cloud sont la propriété exclusive d’OPEN BEE. Les présentes CGU ne peuvent être considérées comme une cession de tout ou partie des droits de propriété intellectuelle portant sur une Solution. Aucune disposition des CGU ne peut être interprétée comme conférant implicitement au Client, de quelque manière que ce soit, un droit autre qu’un droit d’utilisation dans les limites décrites à l’article 4 et à l’article 5. Le Client reconnaît que tout usage de la Solution non conforme avec les dispositions des CGU est susceptible de constituer une contrefaçon, passible de sanctions civiles et/ou pénales.
La présente garantie est accordée au Client sous réserve qu’OPEN BEE soit informée sans délai de toute menace, plainte ou recours de la part d’un tiers alléguant d’une contrefaçon par une Solution de ses droits de propriété intellectuelle.
Le Client s’interdit de transiger seul le litige avec le tiers alléguant d’une contrefaçon par une Solution de ses droits de propriété intellectuelle. De même, le Client s’interdit de conduire seul la défense judiciaire du litige diligenté contre lui par le tiers alléguant d’une contrefaçon par la Solution de ses droits de propriété intellectuelle, et s’engage à ce titre à appeler sans délai OPEN BEE en garantie. OPEN BEE tiendra indemne le Client de toute indemnité transactionnelle mise à sa charge, ou de toute condamnation résultant d’une décision de justice, ayant autorité de chose jugée au principal et passée en force de chose jugée, et ce sous réserve de la justification de l’encaissement par le tiers du montant de la condamnation versé par le Client. OPEN BEE dédommagera le Client des honoraires d’avocat et d'huissier raisonnables sur justificatifs de factures d’honoraires acquittés. Toutefois, le Client gardera à sa charge les frais qu’il a exposé dans le cadre de la défense (notamment, ses frais d’avocat).
La présente garantie porte exclusivement sur une Solution telle que commandée par le Client.
Au cas où le Client serait privé du droit d’utiliser la Solution à la suite d’une instance ou action, OPEN BEE aura le choix entre les solutions suivantes, qui sont exclusives de toute autre forme de réparation du fait de la privation du droit d’utilisation :
- obtenir pour le Client le droit de continuer à utiliser la Solution ;
- modifier la Solution de façon à ce qu’il ne soit plus contrevenant ;
- remplacer la Solution par un autre logiciel ayant des capacités et fonctionnalités équivalentes.
a) Le Client s’engage à ce que tous les moyens d’authentification des Utilisateurs Autorisés leurs soient strictement personnels et restent sous leur seul contrôle. Le Client s’engage à signaler immédiatement à OPEN BEE toute perte ou compromission d’un de ses moyens d’authentification par un Utilisateur Autorisé.
b) Le Client s’interdit toute action susceptible d’affecter le fonctionnement d’une Solution accessible en mode SaaS, telle que, par exemple, tentative d’intrusion ou de corruption de données, attaque en déni de service, ou de façon générale toute action susceptible d’en affecter l’intégrité.
c) Le Client s’interdit de conserver et/ou traiter de quelque façon que ce soit au travers une Solution de la gamme KOMI Doc/KOMI Cloud des contenus illicites, contraires à la loi, ou contrefaisant.
Toute Solution accessible en mode SaaS est disponible 7j/7 et 24h/24 avec un taux de disponibilité élevé. De plus amples informations sont disponibles sur le Service Level Agreement (SLA), disponible sur demande.
L’accès à la Solution peut néanmoins être temporairement impossible pour des raisons de maintenance programmée ou pour des raisons techniques de disponibilité réseau indépendantes d’OPENBEE, sans que le Client puisse prétendre à une quelconque indemnité de ce fait.
OPEN BEE met un service d’assistance technique à la disposition du Client, accessible par message électronique à l’adresse support@openbee.com.
Les Solutions de la gamme KOMI Doc/KOMI Cloud sont mises en œuvre dans le respect des dispositions légales et réglementaires relatives à la protection des données personnelles.
10.1. OPEN BEE responsable de traitement : OPEN BEE agit en tant que responsable de traitement pour ce qui concerne les données personnelles des Utilisateurs Autorisés. Ces données sont traitées exclusivement aux fins de permettre l’accès à la Solution (si celle-ci est accessible en mode SaaS) et pour tracer les accès au contenu. Chaque Utilisateur Désigné dispose d’un droit d’accès et de rectification de ses données personnelles. L’Utilisateur Désigné peut également en demander la suppression, mais dans un tel cas, il ne pourra plus accéder à la Solution. Les données personnelles des Utilisateurs Désignés sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle entre OPEN BEE et le Client.
10.2. OPEN BEE sous-traitant : OPEN BEE agit en tant que sous-traitant du Client pour ce qui concerne les données à caractère personnel (ci-après les « DCP ») contenues dans les documents et informations de toute nature appartenant au Client et gérés par une Solution KOMI Doc/KOMI Cloud en mode SaaS. Dans ce cadre, OPEN BEE s’engage à :
a) prendre toutes précautions utiles afin de préserver la confidentialité et la sécurité des DCP et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés ; plus généralement OPEN BEE s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et d’organisation appropriées pour protéger les DCP contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés ; OPEN BEE s’engage à faire respecter ces mesures par toutes les personnes amenées à traiter les DCP sous sa responsabilité.
b) ne pas concéder, louer, céder ou autrement communiquer à un tiers tout ou partie des DCP, que ce soit à titre onéreux ou gratuit.
c) ne pas utiliser les DCP à d’autres fins que le fonctionnement de la Solution commandée par le Client.
d) supprimer dans les meilleurs délais tout contenu appartenant au Client à sa première demande écrite
e) répondre dans les meilleurs délais à toute demande du Client portant sur le contenu géré par une Solution afin de permettre à ce dernier de prendre en compte, dans les délais impartis, les éventuelles requêtes des personnes concernées (droit d’accès, droit de rectification, droit de destruction, etc.).
f) informer par écrit le Client de toute modification ou changement le concernant pouvant avoir un impact sur les DCP.
g) ne pas sous-traiter l’exécution des prestations relatives à une Solution à un tiers sans l’accord du Client. A ce titre, le Client est informé et accepte que KOMI Doc/KOMI Cloud soit hébergé auprès de la société Orange Business Services, sur des serveurs situés en France Métropolitaine.
h) en cas de sous-traitance autorisée, reporter sur son propre sous-traitant l’ensemble des obligations mises à sa charge par la présente clause au moyen de clauses contractuelles.
j) si OPEN BEE a des raisons de croire ou a acquis la conviction de l’existence d’une faille de sécurité, d’une perte ou d’une altération de documents, OPEN BEE s’engage à (i) notifier l’existence de cet incident au Client dans les meilleurs délais, (ii) s’abstenir de communiquer sur cet incident, (iii) assister le Client, sans frais supplémentaires, dans la mise en place des actions destinées à mettre fin à cette faille.
La gamme KOMI Doc/KOMI Cloud peut être utilisée par le Client pour certains usages qui font l’objet de dispositions légales ou réglementaires spécifiques. Les limites des engagements d’OPEN BEE pour ces usages sont décrites ci-après.
Ø Archivage à valeur probante
KOMI Doc/KOMI Cloud est certifié NF Logiciel composant coffre-fort numérique. Il est conforme aux exigences de la norme NF Z42-020. Le composant coffre-fort électronique a obtenu le label CFE de la FNTC.
Ø Bulletins de paie électroniques
L’intégrité, la disponibilité, la confidentialité et l’accessibilité des bulletins de paie est assurée par les moyens suivants :
· Horodatage, calcul d’empreinte et application d’un certificat électronique fourni par le client pour garantir l’intégrité des données.
· Mise à disposition des bulletins de paie dans des espaces personnels sécurisés (composant coffre-fort numérique), connexion sécurisée (HTTPS - TLS1.2), identification par login et mot de passe personnels, double facteur d’authentification
L’accès par le salarié aux bulletins de paie confiés à KOMI Doc/KOMI Cloud est assuré tant que le Client utilise OPEN KOMI Doc/KOMI Cloud.
Lors de la fin de la relation contractuelle avec le Client, OPEN BEE assure la restitution des bulletins de paie électroniques dans un format structuré. Les salariés peuvent récupérer à tout moment leurs bulletins de paie dans un format électronique courant.
KOMI Doc/KOMI Cloud est connecté avec le CPA (compte personnel d’activité).
Ø Envoi des factures de vente sous forme électronique (secteur privé)
Cet usage rentre dans le cadre prévu à l’article 289.VII.1 du Code Général des Impôts : « Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l'entreprise et permettent d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement ». Il appartient exclusivement au Client de mettre en œuvre les moyens nécessaires aux respects des exigences relatives à la piste d’audit fiable.
Ø Envoi des factures de vente sous forme électronique (secteur public)
Le connecteur CHORUS PRO de KOMI Doc/KOMI Cloud permet l’envoi des factures de vente à un client du secteur public par l’intermédiaire du portail CHORUS PRO mis en place par le gouvernement. Il appartient exclusivement au Client d’établir ses factures conformément aux exigences légales et réglementaires applicables.
Ø Gestion électronique des factures fournisseurs
L’utilisation des Solutions KOMI Doc/KOMI Cloud permet de capturer les informations comptables, d’intégrer des documents dans des circuits de validation et de conserver sous forme électronique des factures reçues sous forme électronique ou papier. Cet usage rentre dans le cadre prévu à l’article 289.VII.1 du Code Général des Impôts précité. Il appartient exclusivement au Client de mettre en œuvre les moyens nécessaires aux respects des exigences relatives à la piste d’audit fiable.
Ø Hébergement des données de santé
Les Solutions KOMI Doc permettent, dans le cadre d’une offre spécifique « santé », l’hébergement de données de santé conformément à la réglementation applicable (article L.1111-8 du Code de la santé publique). Pour cette offre, OPENBEE fait appel à l’hébergeur agréé SIGEMS DATA CENTER. Il est de la seule responsabilité du Client de s’assurer que les données de santé sont recueillies et traitées conformément à la loi, comprenant notamment la législation protectrice des données personnelles.
OPEN BEE n’est en aucun cas responsable des préjudices qui pourraient résulter (i) d’une compromission des moyens d’authentification d’un Utilisateur Autorisé, (ii) d’un dysfonctionnement du réseau internet, (iii) d’un dysfonctionnement de l’équipement informatique du Client, (iv) d’une inexécution par le Client de ses obligations au titre des CGU, ou (v) d’un cas de force majeure.
En cas de faute d’une Partie dans l’exécution de ses obligations contractuelles, l’autre Partie sera en droit d’obtenir réparation du préjudice direct dont elle apportera la preuve. En tout état de cause et sauf faute lourde, intentionnelle ou dol, la responsabilité totale et maximum de chaque Partie par année calendaire est limitée, tous faits générateurs confondus, au montant réglé par le Client pendant la période de douze mois précédent le fait générateur de la responsabilité.
Le Client est seul responsable de l’utilisation de toute Solution de la gamme KOMI Doc/KOMI Cloud conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, la responsabilité d’OPEN BEE se limitant aux dispositions décrites à l’article 11 (cas d’usage).
En cas d’inexécution par l’une ou l’autre des Parties d’une obligation substantielle des CGU/d’une Commande, la Partie créancière de l’obligation inexécutée pourra mettre en demeure l’autre Partie d’avoir à exécuter ladite obligation par lettre recommandée avec avis de réception. Si quinze (15) jours après sa réception par l’autre Partie cette mise en demeure est restée infructueuse, la Partie créancière de l’obligation inexécutée pourra notifier à l’autre Partie la résiliation de la licence de plein droit et sans formalités.
Constituent des Informations Confidentielles toutes informations, données et documents de toute nature échangés entre les Parties. Cependant, ne constituent pas des Informations Confidentielles, les informations qui (i) étaient déjà dans le domaine public au moment de leur communication à la Partie bénéficiaire, et/ou (ii) étaient connues par la Partie bénéficiaire, qui peut en apporter la preuve, antérieurement à leur communication, et/ou (iii) sont tombées dans le domaine public après leur communication à la Partie bénéficiaire, sans manquement de celle-ci aux CGU, et/ou (iv) ont été transmises à la Partie bénéficiaire par un tiers libre d’en disposer. Chaque Partie s’engage à ne pas copier, reproduire ou distribuer à quelque personne physique ou morale que ce soit, tout ou partie des Informations Confidentielles de l’autre Partie, sans le consentement préalable et écrit de cette dernière.
L’engagement de confidentialité du présent article s’entend sauf obligation d’en faire état par obligation légale, et notamment aux commissaires aux comptes des Parties, à toute autorité administrative ou judiciaire dûment habilitée à en connaître, cette obligation de communication devant être portée par la Partie concernée à la connaissance de l’autre Partie dans un délai préalable raisonnable.
Le présent engagement de confidentialité restera en vigueur pendant une durée de 5 ans après la fin de la relation contractuelle entre OPEN BEE et le Client pour quelque raison que ce soit.
Aucune action, quelle qu'en soit la forme, née des présentes ne peut être intentée par une Partie plus de douze mois après la connaissance par cette Partie du fait générateur justifiant cette action.
Les CGU/toute Commande sont soumises au droit français.
EN CAS DE LITIGE, COMPETENCE EXPRESSE EST ATTRIBUEE AU TRIBUNAL DE COMMERCE DE PARIS NONOBSTANT PLURALITE DE DEFENDEURS OU APPEL EN GARANTIE, MEME POUR LES PROCEDURES D'URGENCE OU LES PROCEDURES CONSERVATOIRES EN REFERE OU PAR REQUETE.